Solution sur mesure à Haute Valeur Ajoutée de :
Base de Données Economiques et Sociales
pour les I.R.P (CE...) et les Directions d'Entreprise (DRH, DAF...).

  • Application web, dédiée et évolutive fonctionnant en mode
    internalisé (Intranet, DataRoom...) ou externalisé (type SaaS privé)
    Possibilité de développements complémentaires sur mesure.
  • Données multi-formats : Tableaux dynamiques à plusieurs niveaux
    (classification/périodicité...) + GED (gestion documentaire)
    Possibilité d'imports automatisés (données rh/paie/dsn...)
  • Haute conformité réglementaire : contenu supplétif en vigueur
    (suite Ordonnances Macron), RGPD, accessibilité web...
  • Hauts niveaux de configuration et protection des données
    Modules à Valeur Ajoutée (statistiques, graphiques, messagerie...)
  • Utilisable également pour tableaux de bord/reporting (rh-financier)
    partage collaboratif & intranet documentaire (moteur de recherche...)
  • Package commercial complet (incluant support tél/email + lettre de veille...)
    + reprise possible de vos anciennes données (PDF/XLS, autre BDES...)
    + offre d'accompagnement RH avec notre partenaire HR-SWITCH
  • Achat économique socialement responsable (entreprise d'insertion / RSE)
    Trois ans d'expérience sur la BDES. Plus de 90 clients.



Capture d'écran BDES-PLUS

100% conforme à la nouvelle législation (*) :

1. Ordonnance N°2017-1386 du 22.09.2017 (relative à la nouvelle organisation du Dialogue Social et Economique)
2. Décret N° 2017-1819 du 29.12.2017 (relatif au CSE et à la BDES)

(*) nouveaux contenu supplétif réglementaire & éléments de configuration (ex. choix des années, des classifications, de certains indicateurs...etc)

100% personnalisable :

    Rubriquage, Indicateurs, Catégories...etc :
    l'architecture de votre BDES est 100% modifiable à tout moment.

    Avant livraison, nous vous proposons 3 types de structure possible :
    1. Structure correspondant au Décret "Loi Rebsamen" du 29.06.2016 (valable théoriquement jusqu'à la mise en place du CSE)
    2. Structure correspondant au Décret "Ordonnances" du 29.12.2017 (valable théoriquement à partir de la mise en place du CSE)
    3. Structure personnalisée (à nous transmettre par fichier Excel)
 

DOCUMENTATION COMMERCIALE :


L'essentiel sur BDES-PLUS ®

Solution web
dédiée

  • Fonctionnement Internalisé (Intranet) ou Externalisé (SaaS privé) avec Infogérance totale du serveur
  • Pas de SaaS mutualisé pour des raisons de sécurité, personnalisation et simplification tarifaire (à lire...)
  • Solution mixte : Base de Données (alphanumériques) + Base Documentaire (GED)
    Possibilité d'utiliser un seul mode ou les deux (choix conseillé : à lire...)
  • Licence d'utilisation mensuelle ou pérenne (à vie) sans limitations

Haut niveau de sécurité
et de protection

  • Cryptage du code et des données (inexploitables en cas de piratage)
  • Certificat de sécurité NetGuard Gold
  • Surveillance 24h/24h des serveurs externalisés (haute disponibilité, tests réguliers de vulnérabilité...)
  • Possibilités d'authentification renforcée (double facteur par OTP, plages IP & horaires autorisés...)
  • Visionneuse sécurisée embarquée (affichage possible d'un filigrane)
  • Code source déposé à l'A.P.P.
    (avec clause d'accès pour nos clients)

Hautes capacités de personnalisation

  • Solution hautement paramétrable (structure organisationnelle, rubriques, indicateurs, années affichées, modules, graphiques, notifications…etc)
  • Import/export possible des données par Excel (indicateurs & utilisateurs)
  • Alimentation possible par des fichiers plats (ex fichiers DSN/paie/RH)
  • Technologies web standard : hautes capacités d'interopérabilité
  • Développements à façon en cas de besoins spécifiques (coûts réduits... adaptations mineures offertes)

Conforme aux Réglementations

  • Conformité aux dernières évolutions réglementaires (Ordonnances Macron : contenu supplétif en vigueur depuis le 27.12.2017,
    RGPD : fourniture d'un registre des traitements agréé CNIL)
  • Conformité aux normes d'accessibilité web RGAA et WCAG
  • Gestion fine des périmètres d'accès (entités, rubriques, documents…)
  • Gestion fine de la confidentialité (durée, motif, filigrane) et traçabilité

Achat économique
& socialement responsable

  • Start-up IT rattachée à l'Economie Sociale & Solidaire (agréement ESUS => critères RSE, clauses sociales...)
  • Adhérente à plusieurs chambres professionnelles (Syntec, Cinov...)
  • Tarification simple, flexible et compétitive (pas de coûts variables ni cachés, tarif Groupe avantageux...)
  • Mise en oeuvre rapide (48H après commande), Mises à jour faciles
  • Maintenance corrective à vie (garantie légale de conformité)

Autres services
& Apport d'affaire

  • Package commercial complet :
    Structure BDES personnalisée +
    Dév. sur mesure +Support tél/email +
    Lettre de veille-Fonds documentaire
  • Reprise possible de vos anciennes données (depuis sources PDF/XLS... ou autre solution BDES !)
  • Services de veille (notamment : sociale, juridique/réglementaire...)
  • Vous êtes Distributeur/Revendeur ?
    Ou bien Influençeur/Prescripteur ? (cabinet de conseil/formation, IRP…)
    Bénéficiez d'une prime de 20% sur le prix de vente de la solution !

Quelques points forts de la solution

  • Inclut des tableaux d'indicateurs avec catégories/classifications 100% personnalisables (ex. CSP simple/détaillée, classification(s) conventionnelle(s), métiers principaux, tranches d'âge & d'ancienneté, choix des indicateurs de rémunération...etc)
  • Inclut des modules à valeur ajoutée : Exploitation des données (boutons de calcul : moyennes, variations, pourcentages, totaux…), Graphiques interactifs (annotations possibles), Archivage & Restauration, Reporting/Statistiques sur l'utilisation de la BDES...
  • Inclut un système d'annonces et de calendrier social avec messagerie (formulaire de texte enrichi, ajout de pièces jointes...)
  • Inclut un moteur de recherche performant indexant le contenu de tous documents (utilisable à d'autres fins que la BDES, ex. GED)
  • Inclut une vue synoptique de l'ensemble des documents de la BDES classés par années, rubriques et entités juridiques
  • Offre la possibilité d'interdire le copier-coller et de sécuriser les PDF au moment du dépôt (ex. ajout d'un mot de passe à l'ouverture)
  • Offre la possibilité de créer de nouveaux champs utilisateurs & métadonnées (fichiers), ainsi que d'être notifié à certaines dates (expiration période de confidentialité, rappel de màj…)
  • Offre la possibilité de pré-valider les données & fichiers avant leur affichage aux IRP, ainsi que de comparer les données prévisionnelles avec les données réalisées
  • Offre la possibilité de générer des rapports/bilans (format docx) à partir des indicateurs de la BDES (templates personnalisables)
  • Offre la possibilité d'historiser l'ensemble des évènements par utilisateurs et par types d'actions (100% configurables)
  • Offre la possibilité d'une authentification unique par SSO


Compte-tenu de sa grande richesse fonctionnelle, BDES-PLUS ® peut être utilisée à d'autres fins que la seule BDES et par d'autres acteurs que les IRP : Gestion & Partage de données avec Reporting (tableau de bord, outils statistiques...), Intranet documentaire/GED (moteur de recherche, métadonnées...).
(la prochaine version -V3 - de la solution est précisément orientée vers le développement de ces deux axes)

Et qui peut le plus... peut le moins : grâce à son haut niveau de configuration, vous pouvez bien sûr faire le choix d'activer ou pas tel module ou telle fonctionnalité pour vos IRP.




Six bonnes raisons d'éviter une solution de BDES en mode SaaS Mutualisé (Cloud Public) :

  • Rigidité du modèle : évolutions du logiciel et de la structure imposées par le prestataire (privation de développements spécifiques/sur mesure + faibles possibilités de paramétrages, d'interopérabilité et de réversibilité)
  • Inconvénients tarifaires : tarification périodique et variable en fonction du nombre d’entités, d’utilisateurs, de la capacité de stockage…etc
  • Risques d’exploitation frauduleuse des données par le prestataire du fait de l'accessibilité à la base de données
  • Risques sécuritaires : accès possible aux données par des tiers en cas de bug ou de piratage informatique (serveurs partagés) + incertitudes sur la localisation des données
  • Risque de dilution des responsabilités entre le prestataire et l'hébergeur en cas de préjudice consécutif à un incident
  • Risque de disparition du prestataire... et donc de la BDES

Testez la solution en toute sérénité

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Testez gratuitement et sans engagement BDES-PLUS ® en ligne pendant un mois.

Nous vous proposons également une démonstration à distance de la solution, alors n'hésitez plus :

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Partenariat avec le cabinet d'expertise RH :
Logo HR-SWITCH

Comment vous y prendre pour mettre en place votre BDES ?

Vous manquez de temps, de ressources ou d’expertise pour mettre en place votre BDES ?
Vous souhaitez élaborer, paramétrer et exploiter une BDES à la fois réglementaire, adaptée à votre entreprise, et à haute valeur ajoutée ?
Afin de faciliter le projet de mise en place et d’élaboration de votre BDES et d’en optimiser l’utilisation, SAS Kalliste a mis en place un partenariat avec la société de conseil HR-SWITCH afin de vous faire bénéficier d’un accompagnement global ou bien vous faire assister lors d’une étape spécifique :



  • Bien identifier les informations à y faire figurer
  • Elaborer et valider avec les IRP un contenu à la fois réglementaire et adapté à l’entreprise
  • Répertorier, classer et élaborer la bibliothèque de données sociales

  • Déterminer les paramètres adaptés et les rapports à produire
  • Définir la bonne périodicité et s’ancrer dans le calendrier social
  • Bien utiliser la BDES dans le cadre des consultations…

HR Switch peut vous accompagner à chaque étape de votre projet, depuis son élaboration jusqu'à sa mise en œuvre et son suivi.

Rappels réglementaires et Avis consultatifs

  1. Synthèse réglementaire :
      La Base de Données Économiques & Sociales (BDES), dite aussi Base de Données Unique (BDU), instituée par la Loi sur la Sécurisation de l'Emploi de juin 2013, est une obligation légale (lien 1, lien 2) depuis juin 2015 pour toutes les entreprises et plus généralement toutes les organisations en France de plus de 50 salariés (effectif global au 31.12 de l'année précédente) soumises à la législation relative aux Comités d'Entreprise (i.e. entreprises et organisations de droit privé + établissements publics de type EPA/EPIC employant du personnel dans les conditions du droit privé).
      L'absence de mise en oeuvre expose l'entreprise à une condamnation civile et pénale pour délit d'entrave (aggravée en cas de non-application postérieure à un contrôle de l'inspection du travail) : ainsi, au 31/12/2017, plus d'une douzaine de condamnations ont déjà été prononcées par des Tribunaux, le plus souvent à l'initiative de CE et de syndicats, obligeant les entreprises concernées à la mise en place d'une BDES sous une semaine et sous astreinte de 300€ à 5000€ par jour de retard...
      De même, en l'absence de BDES, l'employeur doit intégralement financer l'expertise pour préparer la négociation sur l'égalité professionnelle (dans les entreprises de plus de 300 salariés).
      La BDES doit servir de support informationnel aux IRP dans le cadre des trois informations-consultations annuelles du CE/CSE ainsi que pour les rapports & bilans (ou, en guise de substitution, des éléments d'information commentés) transmis de façon récurrente aux IRP depuis le 01.01.2017, et ce conformément à l'Ordonnance Macron N°2017-1386 du 22.09.2017 et son Décret d'application N° 2017-1819 du 29.12.2017 (paragraphe II sur la BDES), aux Lois Macron et Rebsamen de 2016 et à l'Article 18 de la Loi Travail du 08.08.2016 (qui prévoit notamment que dans les entreprises de plus de 300 salariés la transmission de certaines informations trimestrielles au CE doit se faire désormais dans la BDES).
      Les Ordonnances Macron amplifient le rôle de la BDES comme outil essentiel du dialogue social, d'une part en favorisant le développement des négociations d'entreprise, d'autre part avec le nouvel art. L. 2312-21 du Code du Travail selon lequel "un accord d'entreprise (ou de branche) peut définir l'organisation, l'architecture, le contenu ainsi que les modalités de fonctionnement (...) de la BDES".
      Les dispositions d'ordre public continuent à s'appliquer (art. L. 2312-18 du Code du Travail), notamment celle obligeant "la mise à disposition à l'autorité administrative de (certains) éléments d'information à partir de la BDES" sachant que "la mise à disposition actualisée vaut transmission à cette autorité".
  2. Extraits du Décret du 27.12.2013 et de la Circulaire du 18.03.2014 sur la BDES :
    • « La constitution de la BDES vise notamment à présenter de manière plus intelligible, simple et dynamique les informations transmises de manière récurrente au CE »
    • « La mise en place de la BDES consiste notamment à repenser la manière dont les informations qui sont aujourd'hui communiquées au CE sont présentées et agencées »
    • « Leur présentation dans différents rapports et supports conduit souvent les élus à disposer dune information très formelle et segmentée dont le caractère séquencé dans le temps ne facilite pas l'obtention d'une vision d'ensemble »
    • « Les éléments d'information sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le présent code (du travail) »
    • « Toutes ces informations seront réparties entre les différentes rubriques de la base de la façon qui soit la plus pertinente possible pour faciliter leur exploitation et leur appropriation par les élus »
  3. Extraits de la Lettre de la DGT à l'ANDRH (08.07.2014)
    • « Les entreprises pourront, dès la mise en place de la BDES, choisir de ne plus communiquer au Comité d'Entreprise les informations et rapports transmises de manière récurrente, comme le bilan social ou le rapport sur la situation comparée H/F.
    • Toutefois, cette substitution est subordonnée à deux conditions destinées à garantir le même niveau d'information des représentants du personnel qu'aujourd'hui :
    • - d'une part, que les éléments d'information de la BDES soient régulièrement mis à jour, au minimum dans le respect des périodicités du Code du Travail
    • - d'autre part, que l'employeur mette à disposition des membres du CE les éléments d'analyse ou d'explication lorsqu'ils sont prévus par le Code du Travail
    • Les entreprises qui choisissent la voie de la substitution devront, à l'évidence, s'assurer que la totalité des informations contenues dans les rapports & bilans destinés au CE est mise à disposition dans la BDES. »
  4. Rapport "Travail, Emploi et Numérique" du Conseil National du Numérique (janv. 2016, recommandation N°16 p.164-165) :
    • « La publication de la BDES souffre d’un grand nombre d’insuffisances, qui ne permettent pas qu’elle soit véritablement utilisée par les syndicats.
    • Or, dans le cadre d’une gouvernance d’entreprise qui s’appuie de plus en plus sur un ensemble de données, il est essentiel d’assurer la transparence des données clefs qui gouvernent la stratégie de l’entreprise, pour alimenter un dialogue social riche.
    • Il est donc nécessaire que la BDES soit publiée sous la forme d’une véritable base de données informatique présentant de manière plus intelligible, dynamique et annualisée les informations transmises de manière récurrente aux IRP. Cela permettrait à ces dernières de véritablement les analyser et les utiliser pour nourrir leurs missions associées à leur mandat.
    • Les données pourraient être publiées dans un format ouvert, afin d’être réutilisables.
    • L’établissement des données devrait faire l’objet d’un dialogue et la base pourrait être co-construite avec les partenaires sociaux. »
  5. Avis du CESE sur "Le développement de la culture du dialogue social en France" (mai 2016, recommandation N°13 p.60) :
    • « Le CESE recommande, pour s’assurer que la base de données économiques et sociales (BDES) réponde effectivement à l’objectif d’un meilleur partage des informations stratégiques entre l’employeur et les représentants des salarié.e.s, de procéder à une évaluation de sa mise en œuvre, des difficultés rencontrées, des conditions d’appropriation de cette base par les parties prenantes, de sa mobilisation au cours des procédures d’information-consultation et de négociation.
    • Le CESE recommande de renforcer l’accès et la lisibilité des informations contenues dans la BDES notamment en développant des bases de données digitales permettant de répondre à de requêtes précises.
    • En outre, cette évaluation devrait porter à terme sur l’articulation et la complémentarité entre la BDES et les autres documents d’information obligatoires renseignant la politique économique et sociale de l’entreprise. »
  6. Évolution des CE : effets et usages des nouveaux outils de consultation issus de la Loi de Sécurisation de l’Emploi (LSE) (Rapport IRES, 01.12.2016)
    • « Des « solutions » informatiques avancées existent, mais elles sont encore peu déployées et les BDES observées prennent souvent la forme d’une gestion électronique de fichiers PDF ou de classeurs Excel peu exploitables (et souvent non enregistrables par les utilisateurs, sauf à réaliser de complexes captures d’écran).
      Pour apparaître utile, la BDES doit offrir aux représentants du personnel des informations dont ils ne disposent pas déjà avec l’expertise ou ce qui leur était déjà communiqué en CE.
      Les questions du périmètre de la BDES (société ou groupe) et de l’accès des représentants des différents niveaux (comité de groupe, d’entreprise et d’établissements) aux données des divers établissements détermineront probablement son appropriation..»
  7. Avis du CESE sur "Repérer, prévenir et lutter contre les discriminations syndicales" (juillet 2017, recommandation N°22 p.78) :
    • « Dans l’état actuel du droit, le Conseil économique, social et environnemental recommande aux entreprises de mettre à disposition des organisations syndicales dans le cadre du bilan social et/ou de la base de données économiques et sociales (BDES), des indicateurs complémentaires permettant d’apprécier par tranche d’âge, la rémunération et la qualification des salarié.e.s et des mandaté.e.s, sans préjudice du respect de la confidentialité des salaires.
      Ces indicateurs permettraient de détecter les écarts sur les évolutions de carrière et de rémunération, d’en rechercher l’origine et le cas échéant, d’engager un dialogue avec la direction pour définir des actions correctives. »
  8. CE : les propositions du Cercle Maurice Cohen (juin 2017)
      Institué fin 2015, le cercle de réflexion Maurice Cohen est le 1er think tank des comités d’entreprise. Il a présenté le 07.06.2017 le fruit de ses travaux menés depuis près d'un an.
    • « La BDES doit être une vraie base de données et pas seulement une base documentaire incompréhensible.
      Il faut un tableau avec six colonnes (les deux dernières années, l'année en cours et les trois années à venir) avec des chiffres permettant de mesurer facilement des évolutions. Pour les données prospectives, la faculté donnée à l'employeur de présenter des grandes tendances devrait être supprimée pour l'obliger à présenter un véritable business plan. Dernier élément, les orientations stratégiques de l'entreprise devraient inclure les opérations de fusion et cession programmées.»
  9. La reconnaissance et la valorisation des compétences des représentants du personnel et des mandataires syndicaux (Rapport au Ministre du Travail, août 2017)
    • « Proposition n°7 :
      Pour les entreprises de plus de trois cents salariés, inclure dans la base de données économiques et sociales (BDES), une rubrique permettant, en conservant l’anonymisation des situations, de comparer le rythme des évolutions de carrière des élus du personnel et mandatés avec les autres salariés de l’entreprise à partir de critères et d’un panel négociés dans l’entreprise.»
  10. La négociation collective en 2016 (Dares, Min. du Travail, 21.09.2017)
    • « Malgré les nouvelles et récentes dispositions devant permettre l’enrichissement de la base de données économiques et sociales (BDES) – mise à disposition pour le comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), rubrique égalité professionnelle, transmission des informations trimestrielles... – et les incitations à la conclusion d’accords collectifs (contenu, modalités, déclinaison aux différents niveaux...), force est de constater, pour l’instant, que les entreprises ne se sont pas emparées de cet outil que devrait être la BDES. Malheureusement, peu d’entreprises ont négocié le contenu de la BDES et la plupart des employeurs l’ont mise en place unilatéralement avec le risque qu’elle ne réponde pas aux attentes des acteurs sociaux dans l’entreprise et qu’elle ne soit pas un outil utile au dialogue social.»

  11. QUEL FORMAT POUR LA BDES ?

    Au vu de ce qui précède, il apparait clairement qu'une solution bien conforme de BDES est logiquement une solution mixte Base de Données alpha-numériques (tableaux dynamiques) + Base Documentaire (GED). C'est ce que propose BDES-PLUS ®.
    Bien entendu, cela ne peut être une solution de type Tableur (Excel/GoogleSheets/Sharepoint...), d'abord parce qu'un tableur n'est pas une "base de données informatique" en soi, ensuite parce qu'il est impossible de gérer des droits d'accès distincts, la confidentialité, la traçabilité et bien d'autres aspects encore avec un tel outil, enfin parce qu'il est nécessaire de transmettre certains rapports & bilans dans le cadre des informations obligatoires de la BDES (ex. Rapport Handicapés, Rapports Financiers, Accords d'Entreprise...etc).
    Quant au choix d'utiliser un outil 100% GED, il apparait risqué pour plusieurs raisons :
    • il est plus difficile de mettre à jour régulièrement la BDES comme l'exige la Loi (en particulier les indicateurs mensuels...)
    • les élus du personnel peuvent considérer à raison que ce format ne permet ni de faciliter "l'exploitation des données et leur appropriation" ni de "faciliter l'obtention d'une vision d'ensemble"... deux points également exigés par la Loi (cf. ci-dessus : 2. Extraits du Décret du 27.12.2013 et de la Circulaire du 18.03.2014 sur la BDES)
    • la justice condamne la mise en place d'une BDES structurée sous forme d'une simple compilation de documents (ex. TGI Bobigny 01.09.2016 :
    "Il appartient à l'employeur, dans une mise à disposition informatique, de permettre un accès direct à l’information sous l’item considéré, un simple renvoi non circonscrit à un rapport, ou bilan ou tout autre document ayant une vocation globale, ne permettant pas de satisfaire à son obligation légale")

    • la réglementation évolue clairement vers une substitution des rapports & bilans transmis de façon récurrente aux IRP à des éléments d'information insérés dynamiquement dans la BDES (ie. tableau de données commentées)
    De façon plus générale, il est très risqué de choisir une solution reposant exclusivement sur l'un des deux modes sachant que la réglementation peut à tout moment imposer implicitement l'utilisation de l'un de ces modes (voire des deux)...
    Mais qui peut le plus... peut le moins : avec BDES-PLUS ®, nos clients peuvent faire le choix d'utiliser seulement l'un des deux modes auquel cas nous les conseillons sur les meilleures pratiques à adopter !
    (à lire aussi : "N’utilisez ni une GED ni Excel pour votre BDES")

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